私たちZ世代は、物心がついたころからすでにインターネットや携帯電話が普及していた「デジタルネイティブ」です。
子どもの頃から「知らない人からの電話をとったらダメ」としつけられて育ち、大学生になっても未登録の電話番号からの着信が怖いという人もいるはず。
しかし、就職活動が始まると企業の採用担当者と電話でやりとりをする場面が出てきます。「どう話せばいいかわからない」「なるべく電話は避けたい」と思う場面もあるでしょう。
24卒で就職活動をしていた私も、それまで携帯電話の通話機能を使うことがほぼありませんでした。企業に電話をかけなくてはいけない機会では緊張で先延ばしにしようと思うこともしばしば。
しかし、社会に出ると上司への取り次ぎやアポの確認など電話を使う機会はさらに増えますよね。
就活で電話への苦手意識を減らせるように、この記事では「電話の心得」「就活電話のQ&A」「Z世代の”LIMO・U23編集部員”たちがやっている工夫」をご紹介します。
【Z世代の就活生が知っておきたい】電話応対の心得「3ステップ」で整理！
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電話は相手の顔が見えず、音声のみでのやりとりのため情報が正確に伝わりづらいという問題点があります。スムーズな電話やりとりができると採用担当者に「できる就活生」と思ってもらうことにもつながるかもしれません。
電話応対の心得で重要なことを、
- 事前準備
- 電話対応中
- 用件終了後
の3つのステップに分けて考えていきましょう。
【ステップ1】事前準備
電話応対は事前準備で決まると言っても過言ではありません。
- 伝えたいこと、尋ねたいことを明確にする
- メモとペンを用意する
- 周辺状況を確かめる
電話では、顔の見えないやりとりになるため伝えたいことを明確にしていないと、やりとりがスムーズに伝わらない可能性があります。
電話に慣れていない人はメモに最低限聞きたいことを書いておきましょう。
私の場合は、企業の名前や担当者の名前など間違ってしまうとリスクが大きい内容は事前にメモに書き、そのメモをもとに電話をかけていました。
電話では情報伝達を行うため、正確に記録できるようにメモとペンを用意しておきましょう。
面接の日程などスケジュールを確認する際に電話でのやりとりをすることが多いため、スケジュール帳など日程を確認できるものも用意しておくとスムーズです。
電話は「音声の聞き取りやすさ」も大切
電話では音声が聞き取りやすいかどうかも重要です。そのため、雑音などはないか、電波状況は問題がないか確かめてから電話をかけましょう。
駅や大学などは雑音や電波状況が不安定なことも多いため注意が必要です。
電話をかけるときはもちろんですが、電話を受ける時も電話の流れを事前にシミュレーションをしておくことで焦りや不安を防ぐことができます。
【ステップ2】電話対応中
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「いざ電話をかける」「電話を受ける」時が一番緊張するかと思います。
- はっきり聞き取りやすい声で話す
- 名前・大学名を名乗る、誰に対して連絡するか
- 質問は疑問系で伝える
私自身は緊張すると早口になりやすいため、ゆっくりわかりやすく伝えることを意識していました。
電話での第一声は「もしもし〜」ではなく、「お世話になっております」などの挨拶と自分の名前を名乗るようにしましょう。大学名も合わせて名乗ると相手からの確認のラリーを減らせるためスムーズになります。
会社の電話番号に電話をかける場合は、直接担当者が出てくれない場合もあるため「担当者の名前」「用件」を伝えましょう。
「～です？」ではなく「～でしょうか？」で質問！
また電話では何を聞きたいか伝えることが難しいです。直接のやり取りでは表情が見えるため「〜です？」と言っても質問と理解してもらえますが、電話では質問とは伝わりづらい可能性も。
「〜でしょうか」など質問と理解してもらいやすい言葉遣いで伝えることで相手から欲しい情報を引き出すことができると思います。
また、断定的な表現だと一方的に決めつけたような表現になる可能性があるため、柔らかい表現を意識することにも疑問系の言葉遣いは使うことができます。
【ステップ3】用件終了後
用件が終了して「ホッ」とする暇はありません。電話を切るまで注意が必要です。
- 不透明な部分があれば確認する
- 相手が切ってから電話を切る
電話では最後に「質問はありますか」と尋ねられることが多い印象です。
電話の内容でわからない部分があるときはこのタイミングがラストチャンスなので、メモなどを再確認しながら、質問時間も有効に使いましょう。
電話を切るのは「相手が切ってから」
また電話の終了のタイミングは相手が切ってからと覚えておきましょう。しかし、相手側も電話を切るタイミングを待ってくれていて空白の時間気まずい時間が流れることもあります。
２〜3秒ほど待ってみて空白の時間が続いた場合は、「失礼致します」と一言入れ電話を切るようにしましょう。
【Q＆A】就活電話「こんなとき、みんなはどうしてる？」
就活中には思いもよらないタイミングで電話がかかってくるなど、迷うことがたくさん。
ここでは、実際に迷った電話の例をお話しします。対処法も合わせてお伝えするので、一つの参考例にしていただけると幸いです。
Q,電車に乗っている時に電話がかかってきた
A. できる限り早く「折り返し電話」をかけましょう。
電話できない時間が長い場合は、その理由をメールで連絡しておくこともおすすめです。
電話がかかってくるタイミングは事前にはわからないことが多いです。電車の移動中や大学の講義中、他社の選考中など忙しい就活生はその場で取れないことも多いでしょう。
留守電でメッセージやメールで電話をかけたことを伝えてくれる会社もありますが、自分から折り返しをする習慣を身につけましょう。
長時間の移動や大学の講義が詰まっている、アルバイト中など業務時間内に折り返しが難しい場合は、事前にメールなどを利用することもおすすめです。
その際のメールには、自分が折り返しができる時刻を伝えましょう。
Q,知らない番号から数回着信が・・・どうする？
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A. 電話番号を一度検索し、選考中の企業であれば折り返しましょう。
検索しても引っかからず個人の携帯番号であっても折り返すことがおすすめです。
企業は必ずしも公表している電話番号からかけてくるとは限りません。採用担当者の個人の番号がかかってくる可能性もあります。また、社内の内線電話の代わりに各自が社用の携帯端末を使っているケースも多いです。
機会を逃したくなければ、折り返ししてみることをおすすめします。
知らない番号に対して、自分の名前を名乗る必要はありません。先に相手の名前、要件を確認し、必要に応じて名乗るようにしましょう。
LIMO・U23編集部員が実際にやっていた「電話の時短術」
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就活中に電話がかかってくるのは選考中の企業だけではありません。
一度マイページ登録をしたものの受けるかどうか迷っている企業から「インターンシップの勧誘」や「適性検査の受験」の電話がかかってくることや、就活エージェントからイベントの勧誘の電話など、希望する企業の選考に直接関係がない電話がかかってくることがあります。
検索で身を守ることもお伝えしましたが、かかってくるたびに検索をするのは手間がかかります。就活生にとって時間は命です。タイパ（タイムパフォーマンス）のいい就活生を目指して時短の意識をしていきましょう。
電話でできる時短は以下の2つです。
- 電話番号登録
- 留守電設定
電話番号登録
選考中の企業の電話をあらかじめ登録しておくという手法です。電話番号を登録しておくことで、電話に出なくても企業名がわかるので電話対応がスピーディーになることが期待できます。
面接等で名刺をいただくこともあるでしょう。
名刺に記載されている電話番号を登録しておけば、社員の名前も確認できるためおすすめです。個人名だけではわからなくなってしまう可能性があるため、企業名と個人名を合わせて登録するようにしましょう。
その際LINEの友だち登録設定を自動にしていると、勝手に友だち追加されてしまう可能性もあります。苦手意識がある場合はLINEの設定も見直しておきましょう。
留守電設定
留守電設定を使いこなすことは電話時短術に繋がります。
「勧誘」などの電話であれば折り返し不要ですし、企業からかかってくる電話も折り返し不要の物もあります。
留守電設定を行い、メッセージを聞くことで自分の時間を守りましょう。
留守電設定をするときは、以下の2点を確認しましょう。
- 呼び出し音は初期設定のまま
- 呼び出し時間は20〜35秒あたりで設定
呼び出し時間は企業によってストレスにならない時間設定を意識しましょう。
企業によっては非通知で電話をかけてくる場合もあります。非通知拒否設定をしてしまうと、大切な連絡が取れなくなるかもしれません。
機会を逃したくないと感じる人はこの機会に設定をチェックしてみましょう。
まとめにかえて
電話でのやりとりは慣れないうちは緊張すると思いますが、就活中に身につけることができれば、社会人生活の一歩につながるでしょう。
どうしても緊張するという場合は、明るく元気に話す、落ち着いて相手の意見を聞くことから意識してみましょう！
LIMO・U23編集部
