【ステップ2】電話対応中

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「いざ電話をかける」「電話を受ける」時が一番緊張するかと思います。

  • はっきり聞き取りやすい声で話す
  • 名前・大学名を名乗る、誰に対して連絡するか
  • 質問は疑問系で伝える

私自身は緊張すると早口になりやすいため、ゆっくりわかりやすく伝えることを意識していました。

電話での第一声は「もしもし〜」ではなく、「お世話になっております」などの挨拶と自分の名前を名乗るようにしましょう。大学名も合わせて名乗ると相手からの確認のラリーを減らせるためスムーズになります。

会社の電話番号に電話をかける場合は、直接担当者が出てくれない場合もあるため「担当者の名前」「用件」を伝えましょう。

「～です？」ではなく「～でしょうか？」で質問！

また電話では何を聞きたいか伝えることが難しいです。直接のやり取りでは表情が見えるため「〜です？」と言っても質問と理解してもらえますが、電話では質問とは伝わりづらい可能性も。

「〜でしょうか」など質問と理解してもらいやすい言葉遣いで伝えることで相手から欲しい情報を引き出すことができると思います。

また、断定的な表現だと一方的に決めつけたような表現になる可能性があるため、柔らかい表現を意識することにも疑問系の言葉遣いは使うことができます。

【ステップ3】用件終了後

用件が終了して「ホッ」とする暇はありません。電話を切るまで注意が必要です。

  • 不透明な部分があれば確認する
  • 相手が切ってから電話を切る

電話では最後に「質問はありますか」と尋ねられることが多い印象です。

電話の内容でわからない部分があるときはこのタイミングがラストチャンスなので、メモなどを再確認しながら、質問時間も有効に使いましょう。

電話を切るのは「相手が切ってから」

また電話の終了のタイミングは相手が切ってからと覚えておきましょう。しかし、相手側も電話を切るタイミングを待ってくれていて空白の時間気まずい時間が流れることもあります。

２〜3秒ほど待ってみて空白の時間が続いた場合は、「失礼致します」と一言入れ電話を切るようにしましょう。