年末調整で使用する書類とは？提出の際に必要な書類も合わせて解説 年末調整のスケジュールもチェック

年末調整とは、1年間の所得税額を確定させるとともに、毎月給与から天引きされていた所得税との差額を調整する大切な手続きです。

合わせて、年の途中に扶養家族の情報に異動があった場合や、保険料控除の申告や住宅ローン控除の申告も行う必要があります。これらの申告を年末調整で行うことで、確定申告が不要になるというメリットもあります。

今回は年末調整で使用する書類と提出の際に必要な書類について解説します。

年末調整で使用する書類

年末調整で使用する書類は主に4つあります。

扶養控除等（異動）申告書

まず扶養控除等（異動）申告書の提出が必要です。本年度分と翌年度分を記載して提出しますが、本年度分については前年に提出した内容に異動がないかどうかを確認しましょう。

また、この書類は扶養する親族がいない場合でも提出が必要です。

基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書

基礎控除や、配偶者控除、配偶者特別控除、さらには所得金額調整控除を受ける際に必要となる書類です。この申告書を提出しないと、これらの控除を受けられないため、忘れずに提出するようにしましょう。

保険料控除申告書

生命保険料控除や地震保険料等控除のほか、小規模企業共済等掛金控除を受ける際に必要です。最近ではiDeCoを行っている人もおられると思いますが、iDeCoの掛金は小規模企業共済等掛金控除の対象ですので、忘れずに申告するようにしてください。

住宅借入金等特別控除申告書

住宅ローン控除の適用を受ける人は必ず申告しましょう。また、控除を受ける1年目は年末調整ではなく、確定申告で行う必要があります。

年末調整の提出の際に必要な書類

年末調整の各書類の提出にあたり、必要な書類は以下のとおりです。

扶養控除等（異動）申告書の提出に必要となる書類 

扶養控除等（異動）申告書に記載する内容に、「非居住者である親族における扶養控除」を受ける旨を記載した場合、それを証明する書類の添付が必要です。

書類の内容は、その人との親族関係にあることを証明する書類になります。また、非居住者とは、1年以内に日本国内に居住しない人のことを指します。

また、「勤労学生控除」を受ける場合は学生証のコピーもしくは在学証明書を添付しなければなりません。

基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書の提出に必要となる書類

扶養控除等（異動）申告書と同様、「非居住者である配偶者」における配偶者控除もしくは配偶者特別控除を受ける場合は、以下の書類の提出が必要です。

1．親族関係書類（以下のうちいずれか）

• 戸籍の附票の写しその他の国又は地方公共団体が発行した書類及びその配偶者の旅券（パスポート）の写し
• 外国政府又は外国の地方公共団体が発行した書類（その配偶者の氏名、生年月日及び住所又は居所の記載があるものに限る。）

2．送金関係書類

• 金融機関の書類又はその写しで、その金融機関が行う為替取引によりその配偶者に支払をしたことを明らかにする書類
• いわゆるクレジットカード発行会社の書類又はその写しで、そのクレジットカード発行会社が交付したカードを提示してその配偶者が商品等を購入したこと等により、その商品等の購入等の代金に相当する額を受領したことを明らかにする書類

送金関係書類は、非居住者である配偶者に対して、配偶者の生活費もしくは教育費に充てるための支払いについて、必要の都度送ったことが分かる資料である必要があります。

保険料控除申告書の提出に必要となる書類

保険料控除申告書に添付する書類には、以下のものがあります。

1．生命保険料控除を受ける場合

• 生命保険会社などが発行した証明書類(ただし、会社で団体で加入している保険については書類は必要なし)

2．地震保険料等控除を受ける場合

• 損害保険会社などが発行した証明書類(ただし、会社で団体で加入している保険については書類は必要なし)

3．小規模企業共済等掛金控除を受ける場合

• 国民年金基金連合会が発行した証明書類

住宅借入金等特別控除申告書の提出に必要となる書類

以前は「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」を添付して提出する必要がありましたが、勤務先そして金融機関が電子データに対応している場合は、電子データでの提出が認められています。

【年末調整】そのほかにも添付書類が必要なケースがある

年の途中で転職した場合は、前の会社で発行された源泉徴収票を年末調整の書類と合わせて提出しなければなりません。

また、保険料控除に関しては、会社によっては電子データでの提出が可能になっているケースがあります。その場合は、生命保険会社もしくは損害保険会社などから受領した電子データを利用して提出することができます。

そのほか、iDeCoを利用している場合の「小規模企業共済掛金払込証明書（控除証明書）」や、住宅ローン控除を申告する際に必要な「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」も最近ではデータで取得し、会社にデータで提出できる仕組みになっています。

会社がこのような電子申請に対応しているなら、せっかくですのでデータで受領し、データで提出するようにしましょう。

参考資料

• 国税庁「年末調整がよくわかるページ（令和4年分）」

新井 智美