やるべきことはたくさんあるのに時間が足りない、日々の仕事に追われて余裕がない、そんな人も多いのではないでしょうか？
効率よく仕事を進めるために必要なのは、タスク管理の能力です。とはいえ、具体的にどうすればいいかは、案外分からないものですよね。
この記事では、誰でも取り入れやすい上手なタスク管理のコツを紹介します。押さえておきたいコツを4つにまとめましたので、ぜひ試してみてください。
① タスクを1ヶ所に集約する
あなたは普段、どのようにタスク管理をしていますか？
「あとでやろう」と覚えておいたり、ノートの端にさっとメモしたり、ふせんに書いて貼っておいたり…。もしかしたらこのように、タスクの置き場がバラバラになっているかもしれません。
まずは、タスクを1カ所に集約することから始めましょう。スケジュールソフトやメモ帳アプリのようなデジタルツールでも、手帳やノートのようなアナログツールでも構いません。
ポイントは、自分が「サッと記録できる」「パッと見られる」ということです。より効率化を図るなら、この「サッと、パッと」のスピード感にはぜひこだわってみてください。
どこに集約するかを決めたら、そこにどんどん書き込んでいきます。タスクの大小にかかわらず、とにかく思いついたことはすべて書き出すことが重要です。
そうして完成したタスクリストさえ見れば、あなたのやるべきこと、やりたいことがすべて把握できる、この状態に整えておきましょう。
② 「やらないこと」と優先順位を決める
さて、タスクに着手する際に最も重要なのは、「やらないこと」を決めることです。当たり前のようでいて、実はこれを徹底できている人はそう多くありません。
・ 自分がやらなくても支障がないこと
・ やった方がいいけれど、やらなくても何とかなること
・ 以前は必要だったけれど、今は必要でないこと
これらは、積極的に手放していきましょう。立ち止まってよく考えて、「自分が」「今」本当にやるべきことはどれか、を絞り込む作業が大切です。
リストに書いたタスクのうち、どれならやめられるか？いくつやめられるか？という視点で常に確認してみてください。
自分が本当にやるべきタスクに絞り込めたら、次にその優先順位を決めましょう。
一般的によく示されるのは「緊急度」と「重要度」の掛け合わせで整理する方法です。以下の順に着手するのが望ましいとされています。
- 緊急度・高×重要度・高
- 緊急度・低×重要度・高
- 緊急度・高×重要度・低
- 緊急度・低×重要度・低
ただ、この方法では管理しにくい、うまく分類できないという場合は、自分なりに「今日着手する順番」を決めて、番号を振っておくだけでも有効です。流れを決めておくことで、次にすべき行動に迷わなくなります。
③ 必要な時間を見積もって検証する
優先順位が決まったら、そのタスクに対して「どのぐらいの時間がかかるのか」を見積もりましょう。必要な時間を把握しておくことは、タスク管理の成功のカギともいえます。
そして、実際にどれくらい時間がかかったのかをきちんと振り返ることが大切です。自分の見積もり時間に対して、早く終えられたのかオーバーしたのか、これをきちんと検証することで次に活かすことができます。
見積もった時間と実際にかかった時間は、できるだけツールに記録しておくといいでしょう。そうすることで、「私は時間を甘く見積もりがちかも」「以前よりもスピードアップした」といった気付きが得られます。
時間の見積もりがうまくいくようになれば、タスク進行を自分でコントロールできるようになります。一日に進められるタスクの数・種類を見極め、上手にスケジュールを組めるようになるからです。
おおまかで構いませんので、自分のペースがつかめるまでは、タスクに必要な時間の見積もり・振り返りのサイクルを続けてみてください。
④ タスクを管理するタイミングを決める
そして、タスクリストを管理するタイミングも決めておきましょう。つまり、やるべきことを全て書き出したり、時間の見積もりを立てたりする、タスクと向き合う時間のことです。
基本的には毎日一回、どこかでその時間を持つといいでしょう。たとえば、以下のようなタイミングが考えられます。
- 朝活の始まりに
- 通勤電車の中で
- 会社の就業時間前に
- 寝る前に整理して翌日に備える
自分のライフスタイル考えた上で、組み込みやすい時間はいつでしょうか。タスク管理は終わることがないため、習慣化が何より大事です。無理なく続けられるタイミングで、うまく設定してみてください。
さいごに
毎日どうしても仕事に追われてしまうという人は、タスク管理のコツを押さえることで、大きく改善できる余地があります。
今よりもっとサクサク仕事を進めることができれば、時間にも心にもゆとりができ、よい循環になることは間違いありません。仕事のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。
日々たくさんの仕事を進めている人は、多かれ少なかれ、自分なりのタスク管理法を実践しているものです。正解は一つではありませんが、この記事が少しでも「あなたのタスク管理法」の助けになることを願っています。
田原 未沙記
