大学生が意外に知らない「ビジネスメール」7つの要素

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次は、ビジネスメールを送るときに押さえておきたい「7つの要素」について説明しましょう。LINEやSNSのダイレクトメールなどを使い慣れていると、ちょっと手がかかる印象を持つかもしれません。

相手にわかりやすく、そして誠実な気持ちを伝えるためにも、以下の7つの要素と注意点を知っておきましょう。

  • 宛先（メールアドレス）
  • 件名
  • 宛名
  • あいさつ
  • 本文
  • 締め
  • 署名

その1　宛先（メールアドレス）

宛先（メールアドレス）を入力すると、いつでも送信できる状態になってしまいます。

書いている途中での誤送信を防ぐためにも、宛先（メールアドレス）は最後に入力することをおすすめします。その際は、企業のサイトからコピペするとミスが少なく済みます。

その2　件名

「どこの誰が、何の用件で送ってきたか」一目でわかる件名をめざしましょう。

  • 面接の日程について（A大学　Y谷R子）
  • 11月22日の会社説明会に日程変更ついて（A大学　Y谷R子）

「大学名　氏名（フルネーム）」を入れるように癖づけしましょう。また具体的な日時や連絡内容も、メールの件名で判断できるようにすれば、より親切です。

その3　宛名

メール本文の一行目に相手の名前を入れることが必須となっています。個人名には「様」、個人名がわからず企業宛のメールとなる場合は「御中」とつけます。

その4　あいさつ

宛名の次はあいさつと学校名・氏名を書きます。

「はじめまして」「お世話になっております」の次に、「学校名・氏名」を入れます。

企業からのメールに返信する場合も「ご確認いただきありがとうございます」など一言いれ、「学校名・氏名」を入れるようにしましょう。

 その5　本文

本文は本題を簡潔に伝えるようにしましょう。一文が長くなりすぎないように工夫することも必要です。

企業に対する質問などの場合伝えたいことが複数にわたる場合は箇条書きを利用することもおすすめです。

オンライン面接のzoomURLが届かないなどの場合は、まず迷惑メールボックスに間違って入っていないかを調べてから送りましょう。

自分の見落としの可能性もあるため、相手のせいにしない表現を身につけていきましょう。

LIMO・U23編集部員の中では、「ん？」と思ったらネット検索（ググって）をしてテンプレート見つけアレンジして使っているとの声が複数あがりました。

自分で調べることも大切ですよね。

その6　締め

本文を書いた後は締めの一言を入れます。内容や送るタイミングにより数パターンを使い分けるようにすれば迷う時間を減らすことができます。

締めの文の例としては、下記3例です。

  • 引き続きよろしくお願いいたします
  • お手数ではございますがよろしくお願いいたします
  • ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします

 その7　署名

署名は、誰からのメールかを示すものです。署名には下記5項目を書きます。

  • 氏名（ふりがな）
  • 大学名・学部名・学科名
  • 電話番号
  • メールアドレス

署名は何度も使うため私の場合はメモアプリに保存していました。

U23編集部の中では、署名を忘れないようにするためにGmailの署名機能を使っているという意見もありました。

挨拶や締めの文なども使い回しができるものが多いため、いますぐにコピペしてドキュメントやメモアプリに保存して効率化を目指しましょう。

まとめにかえて

メールが来たときは早く連絡しなければならないと焦るかもしれませんが、まずは落ち着いて送られてきた本文の内容を確認して、返信を書くようにしましょう。

企業への熱意を伝えるためにメールというツールを使いこなすことは重要です。お礼メールを送っても誤字脱字があるとマイナスな印象になってしまう可能性もあります。

メールを使いこなすことは、仕事ができる大人への第一歩につながると思います。就職活動をする中で身につけていきましょう。

LIMO・U23編集部