はじめに
就職や転職のとき、面接を受けたらお礼状を送るのがビジネスマナーとしてよく知られています。失敗しないためには誰にどのような内容で、どのようにして送ったら良いのかを知っておくことが大切です。基本的なマナーを理解しておきましょう。
目次
1. そもそも面接後のお礼状は書く必要があるのか
2. 面接後のお礼状は簡潔かつ迅速に
3. 面接のお礼状に書くべき内容はたった三つだけ
4. 面接のお礼状に書いてはならないこととは
5. 面接のお礼状は手紙かメールか
6. 面接のお礼状の送付先は誰にすべきか
7. 面接のお礼状の基本的なフォーマットとは
1. そもそも面接後のお礼状は書く必要があるのか
ビジネスマナーとしてよく知られている面接後のお礼状の送付は、そもそも必要あるのかということはまず理解しておかなければなりません。就職や転職を希望している人からすると、ビジネスマナーだからこそ、怠ってしまうと不採用になってしまうのではないかと懸念してしまいがちです。しかし、採用担当者の本音としてはお礼状の有無や内容によって採用の可否が左右されることはないという見解を持っているのが一般的になっています。
あくまで人材として有能で採用すべきかどうかを判断するのは書類選考と面接選考の内容によるものであり、それ以外の部分については切り分けて考えるというスタンスを持つのが基本なのです。送ったことで良い印象を与えることができれば、採用の可否に関わるというよりは、採用されてからどのような人材として見てもらえるかに大きな影響を与える可能性があると考えた方が良いでしょう。そのような観点から好印象を与えられるように送り状を書くように心がけることが大切です。
2. 面接後のお礼状は簡潔かつ迅速に
面接のお礼状について考えるうえで重要なのが基本マナーを理解することです。簡潔かつ迅速に、がお礼状を送るときの基本であり、これを満たしていないとかえって良くない印象を与えてしまうきっかけとなりかねないので注意しましょう。
採用活動を行っているほとんどの面接官は仕事が山積みになっています。面接官は、志望者の履歴書や職務経歴書を読み、企業としての採用方針を何度も確認して有能だと期待できる人材を選び抜くためにどんな点を見て、どのような質問をしたら良いかと考えなければなりません。その結果を吟味して、もっと詳しく知りたい候補者を抜擢するのにも会議を重ねていかなければならないのが常です。お礼状は、実はそのような多忙な中でさらに目を通すべき資料を増やすことにもなるため、端的に伝えたいことだけを明記することが必要になります。何ページにも渡るような文章を書いても、伝えたい事がぼやけてしまっているようでは、かえってマイナスイメージを持たれてしまいかねません。また基本的なビジネスマナーとして、お礼は一刻も早く伝えるという点を理解できているかどうかが迅速さでわかります。できれば面接を受けたその日に送れるよう、面接を受けることが決まったら、あらかじめ準備をして面接にのぞむことができるとベストでしょう。
3. 面接のお礼状に書くべき内容はたった三つだけ
面接のお礼状の書き方の基礎として、たった三つのことだけを書けば良いと覚えておくと良いでしょう。簡潔な内容にまとめるためには必要事項を理解していることが重要です。
- 面接のお礼
- 面接で得られたこと
- 入社したいという思い
1. 面接のお礼
まず面接のお礼状という位置付けから重要なのが、面接のために貴重な時間を割いてくれたことへのお礼の言葉です。
2. 面接で得られたこと
そして、次に必要になるのが面接を受けたことによって自分が何を得られたのかを端的に伝えることであり、面接官が時間を費やしたことに意味があったと実感してもらうのに役立ちます。面接の内容を振り返ってみて、今まで知らなかった業界知識が得られたり、自分が知らない業務内容についての深く理解できたりした場合には、具体的にそれを記述して喜びとお礼の言葉を添えるのが効果的でしょう。面接官は何人も相手にしているので個々のことは忘れてしまいがちですが、具体的なエピソードがあると面接のときの状況も思い出してもらいやすくなります。エピソードを厳選するのも大切であり、いくつも挙げていると長くなってしまうので一つに絞り込むように心がけましょう。
3. 入社したいという思い
そして、1.と2.を踏まえてもう一つ重要になるのが入社したいという思いを伝えることです。面接を通してさらに志望したい気持ちが強まったという形でお礼状を締めくくれると印象が良くなります。この三点を盛り込んで短い文章にまとめれば、面接官からも良い人材だったと考えてもらえる可能性が高いでしょう。
4. 面接のお礼状に書いてはならないこととは
先の三つの内容以外にもお礼状にどうしても書きたいことがあれば盛り込んでも問題はありません。しかし、面接のお礼状にはビジネスマナーとして書いてはならない内容もあるので注意が必要です。
しばしばお礼状を使って面接の間に伝えきれなかったことをアピールしようと考える人がいます。緊張してしまって頭に浮かんでこなかったけれど、今考えてみればこんなアピールポイントがあったと面接の帰り際に思いついてしまうことは少なくありません。しかし、面接現場で言えなかったことをむやみにアピールすると面接官からの印象は低くなりがちです。本番でしっかりとしたことができない人材だと考えられてしまいかねません。
もう一つのタブーとして覚えておく必要があるのが言い訳です。面接でうっかり発言してしまったことを取り消したいと考えて、つい言い訳をして取り繕おうとしてしまうことがあります。しかし、それが実際にはビジネスの現場で本性として出てしまうものだと面接官に捉えられてしまうかもしれません。実際にはそれが原因で採用の可否が変わることはあまりないものの、どちらを選ぶかで悩んでいるような人材が他にいた場合に、面接のお礼状を送ったことが仇になってしまわないよう、タブーの理解をしておくことは重要です。
5. 面接のお礼状は手紙かメールか
面接のお礼状のマナーとして一昔前は手紙が当然でしたが、情報化が進んだ影響でメールもよく利用されるようになっています。どちらを使わなければならないというルールはなく、マナーを守って利用している限りはどちらを選んでも問題はありません。ただし、よりお礼状による印象を良くしたいと考えたら使い分けが重要になります。一般的には手書きの手紙を送った方が丁寧な印象を与えられるのが特徴であり、伝統や歴史、人とのつながりなどを重視している企業を志望しているときには最適です。また、面接官とのやり取りを通して礼儀を重んじる様子が察せられたときにも手紙を使った方が良い印象を与えられるでしょう。
一方、メールは現代的でスピーディーな面があり、スピードや改革を重視している企業を志望しているときには良い選択肢です。特にペーパーレス化を進めている企業の場合には、その考え方をよく理解している人材だと思って貰える可能性もあります。
どちらを選んだら良いかわからないときにはエントリーから面接に至るまでの手続きのあり方で判断するのも良い方法です。メールベースでのやり取りがほとんどで書類もメールやオンラインフォームのみだったという場合にはメールで送り、郵送や電話を使うことが多かった場合には手紙にするというのも、現場の業務の実状に合っているという意味で、面接先の方たちが好む方法といえるかもしれません。
6. 面接のお礼状の送付先は誰にすべきか
面接のお礼状の送り先は基本的には面接を担当した面接官です。もし面接官が誰かわかっていて連絡先も調べられるのであればその通りに送れば問題ありません。これは電話でもメールでも同様であり、複数の面接官がいた場合には個々に全員に送った方が良いでしょう。あるいはその中でも最も地位の高い人や、一次面接からその後の面接までずっと担当されている面接官に対して送るのもマナーとしては正しいと言えます。
また、どんなときにでも使えるのが採用窓口へ送る方法です。企業規模が大きいときほど面接官と採用関係の手続きをする担当者は切り分けられているので、面接官の連絡先がわからないことがよくあります。たとえメールアドレスを調べることができたとしても、重役の場合には迷惑メールとして処理されてしまう可能性もあります。確実に届くという点で採用窓口宛へ送るのは手紙でもメールでも有効な方法です。採用ご担当者様という宛名にして送れば社内ルールに従って適切な形で扱ってもらえます。
また、比較的企業規模が小さいときには、個々の志望者に採用窓口の連絡担当者が付く場合もあるでしょう。その方に連絡して面接のお礼状を送付したい旨を伝え、転送を依頼するのも良いでしょう。
7. 面接のお礼状の基本的なフォーマットとは
面接のお礼状の書き方はフォーマットに従っておくと大きな失敗はありません。手紙の場合には拝啓などの頭語で始めて敬具などの結語で結ぶという手紙の基本マナーを踏襲します。時候の挨拶をした後、率直に面接のお礼から始めて、先に述べた伝えるべき三つの内容を盛り込みます。そして、相手を気遣う結びの挨拶をするという形で整えれば問題はありません。最後に日付と署名、相手先を記載するというフォーマルな手紙を書くのが良い方法です。
メールの場合も、通常のビジネスメールの書き方に従って書くのが重要になります。件名として本日の面接のお礼であることと、所属や氏名なども合わせて記載するのが常識です。そして、宛名を冒頭に記載し、本文を記載した後、日付と署名を書くだけで構いません。ビジネスメールでは、手紙のように時候の挨拶や相手を気遣う結びの挨拶は必要ありません。
メールは簡便なのでお礼状を送るときにも利用やすいですが、コピー＆ペーストを使わないという原則を守ることは念頭に置いておきましょう。複数の面接官にメールを送るときに手を抜こうとすると同じ内容をコピー＆ペーストで記入してしまいがちですが、一人一人に違う内容を書くように心がけるのが大切です。それによって丁寧さが伝わるようになり、より良い印象を与えられると考えられます。
おわりに
いかがでしたか？面接のお礼状は、採用の可否にはほとんど影響しないという側面はあるものの、印象的なお礼状を送ることができれば、あなたの印象がアップしそうですね。あなたらしい好印象のお礼状が見つけられるよう、工夫を重ねていくのもよいのではないしょうか。
LIMO編集部
