仕事が早い人は自分を集中させるスイッチを知っています。朝コーヒーを飲んで仕事モードのスイッチを入れる、という人も多いと思いますが、それと同じように自分のスイッチを切り替える方法を知っているんですね。

しっかり集中して仕事に取り組めば、ミスが少なく短い時間で仕事を終わらせることができるようになります。たとえば、ガムを噛んで集中する人や音楽を聴いて集中する人もいます。そうした行動に対してNGが出る会社でなければ、このような方法もいいですね。中には、お気に入りのハーブティーを飲んで集中するという人もいました。

またある人は、「定時の1時間前を自分の中の定時として設定する」と言います。そう思い込むことで仕事に集中できるのだとか。実際の定時まで残りの1時間は明日以降の仕事の整理や残務処理をして、次の日も朝から全力で仕事ができるように準備しているのだと言っていました。

ほかにも、「9時～10時は社長向けプレゼン資料の作成、10時～11時半は新規顧客向け資料の作成…」などと時間割のようなものを作って、その時間内にそれぞれのタスクを終わらせるようにしているという人もいました。

もし自分が集中できていないと思ったら、慎重さや正確さを要する仕事はいったん後回しにして軽めの作業やルーティン作業から入るのもいいでしょう。人間の脳はやっているうちに集中してくるものなので、自分にとって簡単な作業から入ることで脳をその気にさせることができるというわけです。

リスクと指摘に備える

仕事の半分は、さまざまなリスクや起こりうるトラブルに対する備えだと言われることがあります。仕事の種類にもよりますが、それも一理あるとうなずける人もいるのではないでしょうか。こうしたリスクやトラブルに、常に備えて仕事をしていくことも重要です。

想定外のリスクやトラブルが起きると、どうしても対処に時間を取られてしまい、ほかの仕事が圧迫されてしまいます。そうなると、どんどん仕事の積み残し課題が出てきてしまうんですよね。常にさまざまなリスクを想定して仕事をしておけば、何かあったときにも冷静に対処でき、手戻りも少なくなります。

会議やプレゼンテーションでも同じことで、どんな質問や指摘が来るかと考えながら資料を作ることで、「指摘事項に答えられずに結論が出なかった」ということが少なくなります。その場ですっきり決まるので次のステップに進むまでの時間が短縮でき、その後のスケジュールにも余裕が出てくるというわけですね。

まとめ

いかがでしたか。仕事が早い人たちは、こうしたコツやポイントをおさえて仕事をしています。やり直し・手戻りが少なく、ミスも少ないので信頼されてどんどん仕事を任せてもらえるようにもなります。それほど難しいことではないので、ぜひ実践してみてくださいね。

大塚 ちえ