働き方改革が始まり、短時間で成果を出すことが求められる時代になりました。定時で上がれないと、上司に「なぜ残業が必要なのか？」と尋ねられるという声も聞こえてきます。しかし、短時間で成果を出すことは簡単ではありませんよね。そこで今回は、手早く効率よく仕事をするためのコツをご紹介します。
朝の時間を使って仕事の段取りをする
仕事が早い人の多くは、朝のうちに今日の仕事の流れと段取りを決めてしまいます。打ち合わせや会議の時間も確認し、自分が自席で手を動かせる時間を計算するのです。
そのうえで、締め切りが近いものや重要なものなど、先に取り掛かったほうがいい仕事というのを先に済ませようとか、すぐに終わるような仕事は午前中のうちにとか、人に動いてもらわないといけない仕事は先に声を掛けておこうなど、全体の仕事の流れをそのタスクの性質から決めていくのです。
また、なんとなく今朝はエンジンがかからない、というのは誰にでもあると思います。しかし、そういうときですら「今日はエンジンがかからないから、負荷の少ないルーティンからやろう」とか「エンジンがかかりにくいからこそ、前からやりたいと思っていた企画の企画書を作って頭を動かそう」など、自分ともうまく付き合える仕事の組み方をします。
こうして朝のうちに仕事の流れとタスクを整理しておくことで、仕事の締め切りを過ぎてしまったり、ダラダラと仕事をすることも減らせるのです。
いったん6割の完成度で確認をする
たとえば取引先に提出するデザインデータなど、「見てみないとわからない」という類の仕事ってありますよね。こういう仕事は、先方のふんわりとした要望に応える大変な仕事です。
この手のものについては、完成してから先方に提出するのではなく、いったん全体のイメージが掴める6割くらいの完成度で「方向性は合っていますか？」と一度確認を入れることが大事です。完成してからだと修正が大変ですし、手戻りが起きた分時間が無駄になります。6割程度の時点で方向性の修正ができれば作業する側もラクですし、先方も安心しますよね。
これは社内向けの資料作成にも言えることです。上司に頼まれた資料を作るときに、まずは上司の考えている方向性やイメージをヒアリングし、そのうえで自分で形にしていきますよね。
そして6割くらいの完成度で上司に確認し、「この方向性でいいですか？」「ここはどうしましょうか？」と尋ねることで、上司も仕事が進んでいることがわかります。また、誤りなどを指摘されても完成前の時点ならまだ修正がラクで、作業にかける時間も短くて済みますよね。
