名刺交換にもマナーがある!?新社会人になったら覚えたい名刺のこと

はじめに

名刺はビジネスパーソンの欠かせないビジネスツールの一つです。新卒者や新社会人であれば社会に出て初めて名刺交換をする機会に直面するかもしれませんが、社会経験が浅い人であろうと、名刺交換はビジネスコミュニケーションの基礎ともいえるマナーです。知らなければ恥ずかしい思いをしてしまうかもしれません。

ビジネス名刺交換の際にはどのようなマナーがあるのかを知り、社会人として恥ずかしくない振る舞いができるように備えておきましょう。

目次

1. 名刺交換のマナーの前に名刺の役割を知ろう
2. 名刺交換の順番のマナー
3. 名刺交換の渡し方のマナー
4. 名刺交換の受け取り方のマナー
5. 名刺交換で名刺を受け取った後のマナー
6. 名刺交換でNGなマナーとは
7. 名刺交換のときに名刺を忘れてしまったときのマナー

1. 名刺交換のマナーの前に名刺の役割を知ろう

名刺交換のマナーについて学ぶ前に、ビジネス界における名刺の役割について学びましょう。

名刺の役割は自分の名前だけでなく立場や身分、所属や連絡先を相手に正しく伝え、人脈を広げてビジネスに成功するために欠かせないビジネスツールです。特に営業職の場合には日常的に新しいビジネスパーソンと出会う場面も多くあり、頻繁に名刺交換を行うことになります。

ビジネスパーソンにとっての名刺は自分の分身とも言われ、自分の名刺は、受け取った相手にとって自分を象徴するものに、そして相手から頂いた名刺は、相手を象徴するものといえます。自分の名刺も相手から受け取った名刺も常に大切に扱うという意識を持ち、最大限の敬意を払って取り扱うようにするように心がけましょう。

2. 名刺交換の順番のマナー

ビジネスシーンでは複数の人と同時に名刺交換をすることがあり、その場合の名刺を渡す順番が決まっているので覚えておきましょう。

まず名刺交換を始める前に、相手の人数を数えて人数分の名刺を取り出し、名刺入れの上に重ねておきます。そして、一番役職の高い人から順番に自分から率先して名刺を差し出して交換をします。受け取った名刺は名刺入れを持っている手の下側にある指で挟んで、常に役職が高い人が一番上になるように持ちます。

初対面で誰が最も役職が高いかがわからないという場合はケースバイケースで対応する必要がありますが、座り順や出で立ちから予想して目上と考えられる人から名刺交換をするのが無難でしょう。

また、自分が部屋にいて相手が入室してから名刺交換をするケースでは、部屋に入ってきた順番で身分が高いと考えて名刺交換をするのがマナーとされています。なお、自分に同行者がいて複数対複数の名刺交換の場合には上司同士、部下同士の交換から始めるのが通例です。上司が名刺交換を始めたのを見計らって部下同士で名刺交換をし、その後に上司と部下の間で行います。

3. 名刺交換の渡し方のマナー

名刺交換をする際、渡し方にも様々なマナーがあるので予め予習をしておきましょう。

下の立場の人間から申し出る

名刺交換では立場が下の人か、取引上で下の立場になる訪問者の方から率先して申し出るのがマナーとされています。なぜならば名刺交換をしたいと伝えるのは相手に対して自分の素性を明らかにしてコネクションを作りたいという気持ちを伝えることにつながるからです。

名刺の渡し方

名刺を渡す時は、両手で名刺を持って相手に近づき、お辞儀をしながら差し出すのが基本マナーです。名刺の向きは相手が読める方向にし、相手の顔を失礼のない範囲で直視しながら、社名や所属と名前を名乗りましょう。役職に関しては役職が重要になる取引の場合には社名などの所属を伝えた後に一緒に伝えても問題はありませんが、通常は自ら名乗らずに名刺を見て判断してもらいます。

名刺を相手よりも低い位置から差し出す

名刺を同時に交換するときには相手が差し出している名刺よりも低い位置に名刺を出すことで謙虚さを示すことになります。対等な立場の場合でも必ず向きや高さに気をつけて名刺を差し出すようにしましょう。

名刺はあらかじめ手元に出しておく

初対面の相手に会うときには名刺交換を最初に行うと考えて予め名刺を手元に出して持っておくのが無難です。出し忘れてしまったときでもすぐに名刺を出せるようにポケットに名刺を入れておきましょう。ただし、名刺を名刺入れに入れずにポケットに入れておくのはマナー違反です。

4. 名刺交換の受け取り方のマナー

名刺交換で名刺を受け取るときにも守らなければならないマナーがあります。

お礼を言う

名刺を受け取ったら頂戴します、拝受いたします、ありがとうございますなどの相手の名刺を受け取ったことに対するお礼を伝えるのがマナーです。

名刺を受け取る時の姿勢

受け取り方の姿勢としては腰の低さを相手の差し出す名刺に合わせることで、名刺の高さに自分の胸の高さを合わせて両手で受け取るのが良いとされています。そして名刺を受け取った後は常に名刺は胸よりも高い位置で扱い、低い位置に置かないようにしましょう。

名刺を同時に交換するときには両手で受け取ることはできませんので、その際はお互い右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取るのがマナーです。

名刺を確認する

受け取った直後は名刺の内容を確認し、相手の所属と名前を読み上げて確認をすると良いでしょう。

5. 名刺交換で名刺を受け取った後のマナー

名刺交換をした後にも、名刺の扱い方には様々なマナーがあります。

名刺の置き場

名刺を受け取った後、立ち話をする場合には貰った名刺は常に名刺入れの上に置いたままにしておき、そのまま名刺入れを自分の胸よりも高い位置に置いておきます。着席する場合であれば、テーブルがあるときには名刺を名刺入れの上において自分の左斜め前方に置くのがマナーとなっています。

相手が複数の場合は少し複雑になりますが、役職が一番上の人から受け取った名刺を自分の名刺入れの上におき、他の人の名刺はテーブルの上に直接置きましょう。自分一人に対して複数の相手がいる場合には位置関係を座席に合わせると顔と名前を一致させやすいだけでなく、相手から自分を意識しているという認識をしてもらいやすくなります。

名刺をしまうタイミング

名刺をしまうときは商談が終わって退席するタイミングでしまうのがマナーです。あるいは、部屋を移動して社内を見ながら商談を続けるようなときにも、名刺をしまっても問題はありません。その場から動くときがしまうタイミングだと覚えておくと良いでしょう。

6. 名刺交換でNGなマナーとは

名刺交換ではやってはいけないことがいくつかありますが、自分や相手の分身だという認識を持っていれば一つ一つを細かく覚えていなくても大丈夫です。

名刺は大切に

貰った名刺を落としたりシワや折り目が付いた名刺を渡すといった行為は明らかなマナー違反になります。または受け取った名刺を手でもてあそんだり、メモ用紙として使用したり、名刺を置いて退席しようとしてしまったりするのもマナー違反です。

テーブル越しに名刺を渡さない

テーブル越しに名刺交換をする行為はマナー違反となります。

必ず名刺入れを使う

名刺入れ以外の場所から取り出した名刺を渡したり、名刺入れ以外に名刺を収めたりするのもマナー違反になります。

名刺は表向きに置く

両面印刷されている名刺を受け取ったときには必ず受け取ったタイミングで表も裏も確認し、持つときやテーブルに置くときには相手に渡されたときの面を表として取り扱いましょう。うっかり裏を見た拍子で裏向きに持たないように気をつけましょう。

7. 名刺交換のときに名刺を忘れてしまったときのマナー

重要な商談のときなのに名刺を忘れてしまったという場合は、少しでも時間があるならまずすぐに名刺を準備できるかを検討してみましょう。都心部なら駅構内などに名刺の自動販売機が設置されていることもあるので活用しても良いかもしれません

現場に到着するまで名刺を切らしていることに気づかなかった場合は、名刺を忘れてしまったとは言わずに、名刺を切らしてしまっておりますと言ってお詫びをしましょう。訪問する立場だったときにはオフィスに帰ってから速やかにお詫びの手紙を書き、名刺を同封して郵送するのが丁寧です。唐突に郵便を送ることがはばかられる場合は商談の過程で資料送付などの口実を作り、資料と合わせて送付をするか、率直に郵送させていただきますと伝えるほうが良いでしょう。

また会社によっては部署名などを細かく書かないと届かない場合もあるので、送付先の住所は名刺に記載されている住所や部署で良いかも確認しておきましょう。

おわりに

名刺交換はサラリーマンにとって重要なコミュニケーション手段の一つではありますが、特に社会経験の少ない新卒者や新社会人にとっては緊張をする場面でもあるかもししれません。しかし名刺交換には様々な細かいマナーがありますが、基本的には敬意をもって丁寧に行っていれば問題がないことばかりですので、あまり気負わずに臨みましょう。

LIMO編集部

参考記事

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LIMO編集部

LIMO編集部は、個人投資家向け金融経済メディアであるLongine(ロンジン)の執筆者である国内外大手証券会社で証券アナリストや運用会社のファンドマネージャーとして長年の調査や運用経験を持つメンバーやビジネス系インターネットメディアでの運営経験者等を中心に構成されています。国内のみならずグローバルの視点から、金融・経済ニュースや投資に関する知識・アイデア、ビジネスパーソンの役に立つ情報をわかりやすくお届けします。